人口のほとんどがスマホを持ち、若い世代はパソコンを当たり前に使えるようになってきている中、いまだに日報を紙で社員に報告させてはいませんか。
- 1日の生産数を印刷した定形の紙に記載させている
- 生産数を紙に記載させ、ファイルに綴じて管理し、毎回電卓で計算している
紙ではダメだとわかっていても、正直パソコンの操作は苦手。
ソフトウェアは高く、外注するのも高すぎる。
とはいえ、自分たちでは作れない。
という状況が続き、いつかいつかと思いつつ、今日を迎えてはいませんでしょうか。
本記事では、パソコン操作が苦手な方でも、今日からパソコンやタブレットで生産管理ができる方法をお伝えします。
パソコンで作業報告をすれば、効率化にも繋がりますし、タブレットであれば場所を選ばず入力できます。
一度、この記事を見ながらパソコンでの管理を試してみませんか？
目次
紙を使った日報のメリット・デメリット
改めて、紙を使った日報のメリットとデメリットを考えてみましょう。
以下の状況ではないでしょうか。
メリット
紙をつかった日報はこんなメリットが挙げられます。
- 年齢を気にせず、誰もが使える
- 紙は軽く、持ち運びがカンタン
- 物理的に手元に残り、記憶に残りやすい
今、社会人になっている方は、学校の授業で黒板の内容をノートに写し、テストも紙で解いていきました。
当たり前のように紙を触ってきた経験が長いことから、誰もが紙に文字を書け、誰もが扱えるものです。
さらに、学校で紙（教科書やプリント用紙）をたくさん使ってきたため、紙を見たときは、どこか記憶しやすく、取り扱いにも慣れています。
また、パソコンは軽くなってきているとはいえ、紙に比べると重たいです。
ちょっと持ち歩くには紙は手軽です。
「紙ではなく、パソコンにしていきたい。」と思いつつ、なかなか替えられないのは、こういった紙でのメリットから離れにくくなっているからなのかもしれません。
ただ、紙を使うことでデメリットも多くあります。
デメリット
紙を使ったデメリットは以下が挙げられます。
- 1枚1枚にお金がかかる
- 書き直しが手間で、大きく間違えると、新しい紙に書き直す必要がある
- 紛失・汚れ・破れたときは、復元ができず、作り直しになる
- 集計・分析が手間で作業時間がかかる
紙はおおよそ1枚1円かかります。
日報の作業報告を見やすくするために、大きな紙を使っていれば、2円〜3円ほどかかっている状況です。
たった数円、されど数円です。
30人の社員が毎日1枚ずつ使用すれば、年間で「17,280円」（2円×30人×24日×12ヶ月）です。
作業報告のときに、1枚で終わればいいですが、書き間違えてしまった、汚れてしまった、破れてしまったとなれば、2枚目、3枚目と使います。
1から書き直しにもなるので、作業時間もかかり、紙にもお金がかかっています。
さらに、管理職が行う集計にも時間がかかります。
日報の作業報告を1つ1つ電卓をたたき、計算。
あっているか不安になり2度3度と計算し直しているかもしれません。
また分析するとなると、大幅な時間がかかるでしょう。
紙は多くのデメリットがあります。
多くの人の時間を使い、紙にもお金がかかっています。
生産管理をする上で、紙からパソコンに変えることで、作業も効率化でき、社員が行う作業報告にも時間がかからなくなります。
紙からパソコンに変えることで、紙のデメリットが以下のようになります。
ペーパーレスによって紙の使用が大幅減少
社員は1枚1枚にお金がかかっていることを全く気にせず使用します。
書き間違えれば、新しい紙に書き直し、破れないよう、汚れないように慎重に扱うこともしません。
紙をやめ、パソコンに替えることで、紙へ使っている経費を大幅に削減できます。
パソコンで作業報告させることで、書き間違えても、文字を打ち直すだけです。
新しい紙を使うなんてことはなく、キーボードを数回叩くだけ。
さらに、パソコンは精密機械だとわかっている人も多く、下手に汚したり、壊したりしないよう、雑な扱いを避けて行動します。
生産・稼働分析がカンタンになる
紙で作業報告をさせると、字が汚い人がいれば「6」か「0」、「1」か「７」と数字がわからなかったり、そもそも読めず、聞き直すこともあるでしょう。
また、１ヶ月分の生産数を把握しようとすれば、「人数」×「稼働日数」という大量の紙から生産数を計算しなければいけません。
10個程度の数字であれば、計算間違いも少ないですが、100や200となればそうはいきません。
「計算の途中で間違えたかもしれない。」「計算が終わったけど、本当にあっているのか。」と不安になり、何度も計算しているのではないでしょうか。
生産管理を行う管理職には、生産数を計算してほしいわけではありません。
生産数を把握した上で、昨月よりも多く生産できるよう効率化したり、稼働分析して「ムダ・ムリ・ムラ」を減らしたりしてほしいものです。
紙からパソコンに替えることで、生産数がデータになります。
データになった生産数は、電卓を全く使わず、合計数や平均数、偏差値が計算でき、見やすくグラフ化することも容易です。
さらにデータ化した生産数を詳しく分析することで、各オペレーターレベルを見える化し、誰が・いつ・どんな内容で生産しているかがわかります。
得意分野や苦手分野もわかり、得意分野に特化することで、生産数も挙げられるでしょう。
ペーパーレスにして、作業効率化することで、生産管理もカンタンになります。
誰でもできる！生産管理をペーパーレス化して作業を効率化する方法
では、実際に紙からパソコンに替えていく方法を1つ紹介します。
これから紹介する方法は、パソコンが1台あり、インターネットに接続できていれば、問題ありません。
新しいソフトウェアの購入も不要で、パソコンが使えなくても真似するだけで、パソコンで作業広告、生産管理ができます。
一度、真似して試してみてください。
Googleフォームを使おう
Googleフォームを使って作業報告することで、記入させる項目すべてがデータ化します。
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◯ Googleフォームとは？
Googleが提供する無料のツールです。
Googleのアカウント（Gメール）を持っていれば、誰もが使えます。
Googleは無料で便利なツールを誰もが使えるようにしています。
そのGoogleフォームはそのツールの中の1つで、パソコンでできるアンケート用紙です。
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アンケート項目を、名前や生産ラインNO、ロット番号、生産数とすることで、社員に日報をデータで作業報告させれます。
社員が記入しやすいよう、答案用紙を作るように、ひとつずつ質問をつくっていき、記入しやすくしていきましょう。
アンケート内容は、勝手にデータ化されている
Googleフォームでつくったアンケート（作業報告）は、Googleが作ったエクセル「スプレッドシート」へ自動的にデータ化されています。
先程紹介したアンケートを入力してみました。
入力後、送信すると、、、
このように、勝手にデータが溜まっています。
いくつかのデータを入力してみました。
質問の項目ごとに、データが勝手にまとまってくれるので、生産管理や稼働分析がしやすくなります。
先程のGoogleフォームの例をもとに、いくつかデータを入れ、生産管理や稼働分析している一例を紹介します。
まとめ
本記事では、日報のDX化で効率化し生産性アップ方法をお伝えしました。
紙で行っている日報をペーパーレスにすることで、作業効率化し、生産管理や稼働分析ができます。
現状使用している紙には、
- 年齢を気にせず、誰もが使える
- 紙は軽く、持ち運びがカンタン
- 物理的に手元に残り、記憶に残りやすい
メリットがありますが、デメリットも多くあります。
- 1枚1枚にお金がかかる
- 書き直しが手間で、大きく間違えると、新しい紙に書き直す必要がある
- 紛失・汚れ・破れたとき、復元ができず、作り直しになる
- 集計・分析が手間で作業時間がかかる
この紙を使うときのデメリットは、パソコンを使うことで、作業効率が図れます。
- ペーパーレスによって紙の使用が大幅減少
- 生産・稼働分析がカンタンになる
パソコンで作業報告させることで、書き間違えても文字を打ち直すだけです。
パソコンは精密機械だとわかっている人も多く、下手に汚したり、壊したりしないよう、雑な扱いを避けて行動してくれます。
また、人によって文字が見づらいこともなく、カンタンに生産管理・稼働分析ができます。
計算も一瞬ででき、間違うこともほとんどありません。
生産管理をさせたい管理職に、カタチだけではない生産管理をさせられます。
まずは、紙で行っている日報をペーパーレスにし作業効率をアップさせてみませんか。
今の課題がわからず、一度DX化したいと考えている方でも、遠慮なくご相談ください。
課題の見える化、DX化の方法をわかりやすくご案内いたします。
お気軽にお申し付けください。